Information zur Datenverarbeitung durch die Stadt Ballenstedt
im Rahmen der Kindertagesbetreuung (Kita, Hort)
1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen
Für die Datenverarbeitung verantwortlich ist die Stadt Ballenstedt, Rathausplatz 12 in 06493 Ballenstedt. Sie erreichen den Fachbereich Bürgerservice und Kultur telefonisch unter 039483 – 966 oder per E-Mail an: kinderbetreuung@ballenstedt.de.
Die Datenschutzbeauftragte erreichen Sie per Post unter der o.g. Anschrift mit dem Zusatz „Datenschutzbeauftragte“ oder per E-Mail unter: datenschutz@ballenstedt.de.
2. Datenverarbeitung durch die Stadt Ballenstedt
2.1 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Die Rechtsgrundlagen für die Datenverarbeitung durch die Stadt Ballenstedt sind die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie das geltende Datenschutzgesetz des Landes Sachsen-Anhalt (DSAG LSA) in Verbindung mit weiteren verwaltungs- und kommunalrechtlichen Gesetzen (z.B. Kommunalverfassungsgesetz des Landes Sachsen-Anhalt, Kommunalabgabengesetz, KiFöG LSA, Sozialgesetzbücher, Infektionsschutzgesetz, Satzungen, Abgabenordnung). Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung nach der DSGVO sind:
- Artikel 6, Absatz 1, Buchstabe a) DSGVO im Rahmen von Einwilligungen (z.B. Kontaktaufnahme, Fotos)
- Artikel 6, Absatz 1, Buchstabe b) DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und Erfüllung vertraglicher Pflichten (z.B. Durchführung der Betreuung, Notfallkontakt)
- Artikel 6, Absatz 1, Buchstabe c) DSGVO zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen (z.B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten sowie gesellschafts-, datenschutz- und zivilrechtliche Verpflichtungen oder aufsichtsrechtliche Vorgaben unter Beachtung der jeweiligen gesetzlichen Regelungen)
- Artikel 6, Absatz 1, Buchstabe d) i. V. m. Artikel 9, Absatz 2, Buchstabe c) DSGVO zur Wahrung lebenswichtiger Interessen (z.B. Gesundheitsdaten, Wahrnehmung des Schutzauftrages bei Kindeswohlgefährdung)
- Artikel 6, Absatz 1, Buchstabe e) DSGVO zur Wahrnehmung von Aufgaben im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt.
Soweit uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte, vorher genannte Zwecke erteilt wurde, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis der Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit ganz oder anteilig mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf verarbeiteten Daten.
2.2 Zwecke der Datenverarbeitung und berechtigte Interessen
Die Stadt Ballenstedt verarbeitet im Rahmen der Kindertagesbetreuung (Krippe, Kindergarten, Hort) personenbezogene Daten zum Zweck der Aufgabenerfüllung im Rahmen der ihr übertragenen rechtlichen Verpflichtung und öffentlichen Aufgaben und für die Erfüllung der in den Satzungen definierten Ziele und Zwecke. Dazu gehören beispielsweise die Planung und Bereitstellung von Betreuungsplätzen, Bearbeitung von An- und Abmeldungen, Beitragsabrechnung, Beitreibung und Vollstreckung von Forderungen, die Zusammenarbeit mit dem zuständigen Jugendamt (z.B. bei Kindeswohlgefährdung), die Entwicklung und Förderung der Kinder im Rahmen der Betreuung innerhalb der Einrichtungen (z.B. Notfallkontakt, Portfolio, Entwicklungsberichte, Beschäftigung, Bastelarbeiten, Gruppenaktivitäten, Unternehmungen, Veranstaltungen, Ausflüge).
Weiterhin verarbeiten wir Ihre Daten aufgrund Ihrer Einwilligung für bestimmte, vorher genannte Zwecke, soweit Sie der Datennutzung nicht widersprochen haben (z.B. für die Kontaktaufnahme per Telefon oder E-Mail).
2.3 Quelle bzw. Herkunft der personenbezogenen Daten
Die personenbezogenen Daten für die Verarbeitung wurden entweder von Ihnen selbst mitgeteilt oder der Stadt Ballenstedt von anderen Stellen zulässigerweise übermittelt (z.B. interne Fachbereiche der Stadt Ballenstedt, der jeweiligen Einrichtung im Rahmen der Kindertagesbetreuung, Jugendamt zur Ausführung von Aufträgen, zur Erfüllung von Verträgen oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung).
Im Rahmen der Vollstreckung verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Grundbücher, Schuldnerverzeichnisse, Handels- und Vereinsregister, Presse, Internet) zulässigerweise gewinnen oder von sonstigen Dritten (z.B. einer Kreditauskunftei) berechtigt übermittelt werden.
2.4 Kategorien von personenbezogenen Daten, die verarbeitet werden
Zur Aufgabenerfüllung im Bereich Krippe, Kindergarten und Hort:
- Daten zur Person von Sorgeberechtigten (z.B. Vorname, Name, Anschrift, Angaben über Familienverhältnisse und Sorgerecht, Angabe bei ausländischer Herkunft)
- Daten zur Person von Kindern (z.B. Vorname, Name, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht, Angaben zur Entwicklung und Gesundheit des Kindes)
- Angaben zu Geschwistern (z.B. Vorname, Name, Geburtsdatum, betreuende Einrichtung)
- Kontaktdaten von Sorgeberechtigten und Abholberechtigten (z.B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
- Bankdaten der Sorgeberechtigten (z.B. Kontoinhaber, IBAN, BIC, Kreditinstitut)
- Angaben zum Betreuungsvertrag des Kindes (z.B. Einrichtung, Beginn, Ende, Anzahl Betreuungsstunden)
- Angaben zu Forderungen (z.B. Höhe des Betrags, Fälligkeit)
- weitere personenbezogene Daten (z.B. sonstige personenbezogene oder personenbeziehbare Daten und Informationen über natürliche und juristische Personen, Inhalte Schriftverkehr/ Korrespondenz/ Belege, Portfolio).
2.5 Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
Empfänger der personenbezogenen Daten sind u.a.:
- Stadt Ballenstedt (z.B. Fachbereiche innerhalb der Verwaltung im Rahmen ihrer Zuständigkeit)
- Kreditinstitute, Banken zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs
- Aufsichtsbehörden und Landesbehörden (z.B. Landkreis, Landesverwaltungsamt Sachsen-Anhalt, Kommunalsaufsicht, Statistisches Landesamt)
- Behörden (z.B. Jugendamt, Finanzamt, Rechnungsprüfungsamt, Gesundheitsamt) zur Erfüllung gesetzlicher Auskunfts- und Mitteilungspflichten
- Auskunfteien, Rechtsanwälte, Justizbehörden und Gerichte bei der Durchsetzung rechtlicher Ansprüche und/oder Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
- Externe Auftragnehmer gemäß Art. 28 DSGVO (z.B. IT-Dienstleister, Softwarehersteller, Webseitenhoster, Rechenzentren, Druckereien) zur Erbringung verschiedener Dienstleistungen.
Eine Übermittlung an ein Drittland oder an eine internationale Organisation erfolgt derzeit nicht und ist nicht geplant.
2.6 Dauer der Datenspeicherung
Bei der Aufgabenerfüllung im Rahmen der Kindertagesbetreuung erfolgt die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zur Erfüllung der uns übertragenen rechtlichen Verpflichtung und öffentlichen Aufgaben gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO. Die Speicherdauer richtet sich hierbei nach der Erforderlichkeit und den gesetzlichen Vorgaben.
Das Recht auf Widerspruch bleibt davon unberührt. Wir speichern und verarbeiten Daten auf Basis einer Einwilligung bis zum Widerruf. Bei einem berechtigten Widerspruch oder dem Widerruf der Einwilligung werden Ihre personenbezogenen Daten unmittelbar gelöscht.
Im Rahmen der uns übertragenen rechtlichen Verpflichtung und öffentlichen Aufgaben erfolgt die Löschung von Daten nach Wegfall des Zwecks (z.B. beim Widerruf einer Einwilligung, Ende des Betreuungsvertrages) oder entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Die handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten betragen bis zu 10 Jahre. Wir sind aufgrund weiterer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen verpflichtet, Daten auch über die Beendigung eines Verwaltungsaktes hinaus dauerhaft zu speichern.
Nach Wegfall der Erforderlichkeit oder Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen werden personenbezogene Daten vollständig gelöscht oder dem Archiv zur Übernahme angeboten. Bis zu diesem Zeitpunkt wird entsprechend der gesetzlichen Anforderungen die Verarbeitung und der Zugriff darauf eingeschränkt und die Daten werden nicht mehr verwendet.
2.7 Pflicht zur Bereitstellung und Folgen der Nichtbereitstellung
Im Rahmen der uns übertragenen rechtlichen Verpflichtung und öffentlichen Aufgaben müssen von Ihnen diejenigen personenbezogenen Daten bereitgestellt werden, die für die Übernahme, Durchführung und Erfüllung der damit verbundenen gesetzlichen Pflichten und öffentlichen Aufgaben durch uns erforderlich sind. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, die uns übertragenen Aufgaben und Verpflichtungen vollumfänglich zu erfüllen bzw. einen Vertrag mit Ihnen zu schließen und/oder unsere Leistungen zu erbringen.
Wir weisen in diesem Zusammenhang daraufhin, dass eine Verweigerung der Bereitstellung der erforderlichen personenbezogenen Daten rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können, wenn Sie gemäß den geltenden Gesetzen und erlassenen Satzungen in Abhängigkeit vom jeweiligen Verwaltungsakt verpflichtet sind, die notwendigen angeforderten Daten anzugeben. Andernfalls kann die Amtshandlung nicht vorgenommen werden. Bei einer Verweigerung der Bereitstellung der erforderlichen Daten kommt kein Vertragsverhältnis zustande und/oder eine Leistungserbringung durch uns ist nicht oder nur eingeschränkt möglich.
Sofern eine Angabe freiwillig erfolgen kann, haben wir diese Angabe im jeweiligen Erhebungs-Formular gekennzeichnet. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Basis von Einwilligungen können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung können Ihnen Nachteile in der Leistungserbringung entstehen.
2.8 Automatisierte Entscheidungsfindung, Profiling
Eine automatisierte Entscheidungsfindung erfolgt nicht. Ihre Daten werden nicht zum Zwecke der Profilbildung von der Stadt Ballenstedt verarbeitet.
3. Rechte der Betroffenen
3.1 Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung
Betroffene haben das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung ihrer Daten nach
Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten nach Art. 18 DSGVO und das Recht auf Datenübertragung nach Art. 20 DSGVO.
Anfragen zur Wahrnehmung Ihrer Betroffenenrechte stellen Sie bitte unter Angabe Ihres vollständigen Namens, des Geburtsdatums und der Anschrift per Post oder E-Mail an: Stadt Ballenstedt, Datenschutzbeauftragte, Rathausplatz 12 in 06493 Ballenstedt oder datenschutz@ballenstedt.de.
3.2 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Es steht Ihnen gemäß Art. 77 Abs. 1 DSGVO die Möglichkeit zur Verfügung, sich an eine Aufsichtsbehörde zu wenden. Das Beschwerderecht gemäß Art. 77 DSGVO steht Ihnen in dem EU-Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsortes, Ihres Arbeitsplatzes und/oder des Ortes des vermeintlichen Verstoßes zu, d.h. Sie können die Aufsichtsbehörde, an die Sie sich wenden, aus den oben genannten Orten wählen.
Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet Sie dann über den Stand und die Ergebnisse Ihrer Eingabe, einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs gemäß Art. 78 DSGVO.
Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Sachsen-Anhalt, Postfach 1947, 39009 Magdeburg.
3.3 Widerspruchsrecht
Gemäß Art. 21 DSGVO können Sie jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einlegen. Dies betrifft insbesondere diese Fälle:
- Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht gemäß Art. 21, Abs. 1 DSGVO
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrnehmung von Aufgaben im öffentlichen Interesse oder in Ausübung öffentlicher Gewalt) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
- Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung gemäß Art. 21,
Abs. 2 DSGVO
Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen.
Den Widerspruch können Sie formlos richten an: Stadt Ballenstedt, Datenschutzbeauftragte, Rathausplatz 12 in 06493 Ballenstedt oder datenschutz@ballenstedt.de. Bitte geben Sie auch dabei Ihren vollständigen Namen und die Anschrift an.
